Muutoksia ja uusia velvoitteita kaupparekisteri-ilmoituksiin

Kuva: Shutterstock

Uusi kaupparekisterilaki ja -asetus tulivat voimaan kesäkuussa 2023. Osa muutoksista astuu voimaan vuoden 2024 alusta, mutta osittain lakia sovelletaan vasta vuodesta 2025 lähtien.

Vastuuhenkilöt voi jatkossa ilmoittaa ilman päätösliitteitä

Uusien säädösten takia yrityksen vastuuhenkilöiden ilmoittamiseen kaupparekisteriin tulee muutoksia.

Vuoden 2024 alusta lähtien vastuuhenkilöiden muutosilmoituksiin YTJ-palvelussa ei enää liitetä yrityksen tekemää päätöstä henkilön valinnasta, kuten otetta yhtiökokouksen pöytäkirjasta.

Muutos koskee osakeyhtiöitä, asunto-osakeyhtiöitä, keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä ja osuuskuntia, kun yritys ilmoittaa jonkin seuraavista:

• hallituksen jäsen tai varajäsen

• toimitusjohtaja ja sijainen

• isännöitsijä ja päävastuullinen isännöitsijä

• tilintarkastaja ja päävastuullinen tilintarkastaja

• prokuristi

• edustamiseen oikeutettu.

Näissä tapauksissa YTJ-palvelussa täytyy ilmoittaa seuraavat tiedot:

• päätöksen tehnyt kokous, esimerkiksi hallituksen valinnassa useimmiten yhtiökokous

• päätöksen päivämäärä

• vahvistukset siitä, että ilmoitettava henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään, yritys on tehnyt päätöksen lain mukaan, ja että päätösasiakirja on yrityksen hallussa.

On hyvä huomata, että muutos koskee sähköisesti YTJ-palvelussa ilmoitettavia henkilömuutoksia. Päätös valinnasta täytyy jatkossakin liittää paperilomakkeilla (Y-lomake) tehtäviin ilmoituksiin.

Uusi sääntely mahdollistaa jatkossa edellä kuvattujen asioiden käsittelyn automaattisesti, kun tietyt edellytykset täyttyvät. Tiettyihin asiaryhmiin soveltuva automaattinen päätöksenteko mahdollistaa jatkossa nykyistä nopeammat käsittelyajat.

Uusia muutoksia vuonna 2025

Vuodesta 2025 alkaen PRH määrää maksun yrityksille, jotka eivät PRH:n kehotuksesta huolimatta korjaa rekisteritiedoissa olevia puutteita tai virheitä. PRH määrää laiminlyönnistä maksun, jos esimerkiksi

• osoite puuttuu

• hallitus puuttuu

• rekisteritiedoissa on virheitä (esimerkiksi on lainvastainen hallitus, tai tilintarkastaja on auktorisoimaton)

• edunsaajatiedot puuttuvat.

Lisäksi PRH määrää tilinpäätöksen myöhästymismaksun, jos osakeyhtiö, osuuskunta, eurooppayhtiö tai eurooppaosuuskunta ei ilmoita tilinpäätöstä kaupparekisteriin 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

PRH alkaa määrätä myöhästymismaksua vuoden 2025 alusta alkaen, jolloin maksu koskee joulukuussa 2024 ja sen jälkeen päättyvää tilikautta.