Tillstånd för personer fast bosatta utanför EES

Personer som inte har stadigvarande hemvist inom det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) behöver i vissa fall Patent- och registerstyrelsens (PRS) tillstånd för att kunna verka i ledande befattning eller som ansvarsperson i ett företag som har antecknats i handelsregistret. Till exempel styrelseledamöter eller verkställande direktören kan behöva ett tillstånd.

Det är inte medborgarskapet som avgör behovet av tillstånd.

Studera följande frågor:

• Hur bestäms stadigvarande hemvist i Finland? Kontakta Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för mer information.Öppnas i en ny flik
• Behöver jag söka uppehållstillstånd för företagare eller uppehållstillstånd för arbetstagare? Kontakta Migrationsverket för mer information.Öppnas i en ny flik
• Vilka länder hör till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet? Läs mer om EES-länderna.

Här nedan finns information om följande:

• Vem behöver tillstånd?
• Vad är PRS tillståndspraxis?
• Hur söker jag tillstånd?
• Vilka bilagor?
• Vad kostar det?
  
• Företrädare i Finland
  
• Vad gör jag med tillståndet?
  

Vem behöver tillstånd?

Ordinarie styrelseledamot eller styrelsesuppleant

Behovet av tillstånd för ordinarie styrelseledamöter respektive styrelsesuppleanter bedöms alltid separat.

Inget tillstånd behövs om minst en av de ordinarie styrelseledamöterna är bosatt inom EES-området. I annat fall behöver alla ordinarie ledamöter PRS tillstånd.

Inget tillstånd behövs om minst en av styrelsesuppleanterna är bosatt inom EES-området. I annat fall behöver alla styrelsesuppleanter PRS tillstånd.

Exempel: Bolagets styrelse består av två ordinarie ledamöter av vilka en bor i Sverige och en i Japan, och av en suppleant som bor i Tyskland. Inget tillstånd från PRS behövs eftersom både en ledamot och en suppleant har sin hemvist inom EES-området.

Detsamma tillämpas även på eventuella förvaltningsrådsledamöter och likvidatorer.

Verkställande direktör

Verkställande direktören och den eventuella ställföreträdaren måste ha sin hemvist inom EES-området. I annat fall måste de söka PRS tillstånd.

Vad är PRS tillståndspraxis?

Nedan finns exempel på vår tillståndspraxis.

Exempel 1: Ordinarie styrelseledamöter

Vi har beviljat tillstånd för personer som är fast bosatta i ett land som har tillträtt Luganokonventionen. I praktiken avser det personer som är fast bosatta i Schweiz. Schweiz hör inte till EES-området, men personer som är fast bosatta i Schweiz får tillstånd med stöd av Luganokonventionen.

Amerikanska medborgare som bor i USA får tillstånd med stöd av ett s.k. konsulärfördrag (vänskaps-, handels- och konsulärfördraget mellan Finland och Amerikas förenta stater). I praktiken har vi också beviljat tillstånd för finländska medborgare som är fast bosatta i USA.

Exempel 2: Verkställande direktör

Vi har beviljat tillstånd om minst en av de ordinarie styrelseledamöterna är fast bosatt inom EES-området. Tillstånd har beviljats för personer som är fast bosatta i ett land som har tillträtt Luganokonventionen. I praktiken avser det personer som är fast bosatta i Schweiz.

Även amerikanska medborgare som är fast bosatta i USA har beviljats tillstånd. Denna praxis baserar sig på vänskaps-, handels- och konsulärfördraget mellan Finland och Amerikas förenta stater.

För andra personer än de som bor i Schweiz, eller som är amerikanska eller finländska medborgare som bor i USA, beviljar vi ett villkorligt tillstånd, så att tillståndet gäller så länge som åtminstone en av de ordinarie styrelseledamöterna bor inom EES-området eller i Schweiz eller är amerikansk eller finländsk medborgare som bor i USA.

Exempel 3: Styrelseledamöter

Styrelsen består av tre ledamöter av vilka två bor i Brasilien och en i Schweiz.

Vi beviljar tillstånd för den som bor i Schweiz med stöd av Luganokonventionen och för de andra två med villkor så att de får fungera som ordinarie styrelseledamöter tills vidare, förutsatt att minst en ordinarie styrelseledamot är bosatt i Schweiz eller inom EES-området.

Exempel 4: Styrelseledamöter

Styrelsen består av tre ledamöter av vilka en är finländsk medborgare som bor i USA, en bor i Schweiz och en i Taiwan.

Vi beviljar tillstånd för var och en av dem separat: För dem som bor i Schweiz och USA beviljas tillstånd utan villkor med stöd av Luganokonventionen respektive konsulärfördraget, och för den som bor i Taiwan beviljas tillstånd under förutsättning att minst en ordinarie styrelseledamot är bosatt i Schweiz eller inom EES-området.

Exempel 5: Styrelseledamöter

Styrelsen består av tre ledamöter av vilka två är finländska medborgare som bor i USA och en bor i Ryssland.

Vi beviljar tillstånd för var och en av dem separat: För dem som bor i USA beviljas tillstånd utan villkor, och för den som bor i Ryssland beviljas tillstånd under förutsättning att minst en ordinarie styrelseledamot bor i Schweiz eller inom EES-området, eller är amerikansk eller finländsk medborgare som bor i USA.

Exempel 6: Styrelseledamöter

Styrelsen består av tre ledamöter av vilka en är finländsk eller amerikansk medborgare som bor i USA, en bor i Ryssland och en i Kina.

Vi beviljar tillstånd för var och en av dem separat: För den som bor i USA beviljas tillstånd utan villkor, och för dem som bor i Ryssland och Kina beviljas tillstånd under förutsättning att minst en ordinarie styrelseledamot bor i Schweiz eller inom EES-området, eller är amerikansk eller finländsk medborgare som bor i USA.

Exempel 7: Styrelseledamöter

Styrelsen omfattar två ordinarie ledamöter och en suppleant. Den ena ordinarie ledamoten bor i Ryssland och den andra i Finland. Suppleanten bor i Ryssland. Vi beviljar tillstånd för suppleanten med villkor att styrelsen fortfarande ska ha en ledamot som är bosatt inom EES-området om suppleanten ersätter en ordinarie styrelseledamot.

Inget tillstånd beviljas till exempel i följande fall:

• Samtliga styrelseledamöter bor till exempel i Ryssland eller i Australien.
• Styrelsen består av en ordinarie ledamot och en suppleant som båda är finländska medborgare men är fast bosatta i Thailand.
• Styrelsen består av en ordinarie ledamot som bor i Australien och av en suppleant som bor i Finland. (Suppleanten behöver inget tillstånd, och den ordinarie ledamoten beviljas inget tillstånd.)
• Tillstånd söks för en styrelseledamot och verkställande direktören i en situation där styrelsen består av en ordinarie ledamot och en suppleant, och den ordinarie styrelseledamoten är samma person som verkställande direktören, som bor till exempel i Kuwait.

PRS varken bedömer eller avgör ett tillståndsärende förrän det tas upp till handläggning.

Hur söker jag tillstånd?

Du kan söka tillstånd hos PRS

• på nätet på webblankett (möjligt endast för aktiebolag)
• på pappersblankett som du sänder till PRS per brevpost eller per skyddad e-post.

Du kan också söka tillstånd med en fritt formulerad skriftlig ansökan. Se punkten "Hur söker jag tillstånd med en fritt formulerad skriftlig ansökan?".

När du söker tillstånd på blanketterna, behöver du blanketten "Tillståndsansökan för ansvarsperson i företag: Personer fast bosatta utanför EES-området" och personuppgiftsblanketten.

Fyll i en egen tillståndsansökningsblankett för varje tillståndssökande person.

Spara blanketterna först på din dator innan du fyller i dem.

Ange även namnet på ett eventuellt ombud eller någon annan kontaktperson. Ange kontaktpersonens kontaktuppgifter på personuppgiftsblanketten.

Kontaktpersonens kontaktuppgifter är inte offentliga i ansökningar som inletts den 1 januari 2025 eller senare.

Öppna: Tillståndsansökan för ansvarsperson i företag: Personer fast bosatta utanför EES-området. (pdf, 0.2 MB)

Öppna: Personuppgiftsblankett (pdf, 178.8 kt).

Hur lämnar jag in en ansökan på webblankett?

Obs: Att lämna in en tillståndsansökan på webblankett är möjligt endast för aktiebolag.

Logga in på webblanketten "Anmälan till handelsregistret".

För att logga in behöver du en finländsk personbeteckning och därtill ett av följande: finländska personliga nätbankskoder, ett mobilcertifikat eller ett chipförsett personkort (EID-kort). Har du inte finländsk personbeteckning?

När du har loggat in, välj vad ditt ärende gäller. Ange företagets uppgifter. Lägg till de ifyllda blanketterna och alla andra nödvändiga bilagor och sänd.

Gå till webblanketten "Anmälan till handelsregistret". Öppnas i en ny flik

Har du inte finländsk personbeteckning?

Om du är medborgare i ett EU-land men är utan finländsk personbeteckning, kan du lämna in en elektronisk anmälan genom att logga in på webblanketten "Identifieringssätt för utländska personer – Anmälan till handelsregistret".

När du loggar in, välj det land vars identifieringsmedel du använder.

Gå till webblanketten "Identifieringssätt för utländska personer – Anmälan till handelsregistret". Öppnas i en ny flik

Hur lämnar jag in en ansökan på pappersblankett?

Fyll i och skriv ut blanketterna ansökningsblankett och personuppgiftsblankett. Sänd den daterade och undertecknade ansökningsblanketten samt personuppgiftsblanketten och andra bilagor per brevpost till:

Patent- och registerstyrelsen
Handelsregistret
00091 PRH

eller

via skyddad e-post till PRS registratur. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Hur söker jag tillstånd med en fritt formulerad skriftlig ansökan?

Du kan också söka tillstånd med en fritt formulerad skriftlig ansökan på svenska eller finska. Du kan söka tillstånd både för styrelseledamöter och för verkställande direktören med samma ansökan. Specificera i ansökan samtliga tillstånd som söks och sökande.

Ange följande i ansökan:

• Sökandens namn, födelsedatum, medborgarskap, hemvist (kommun eller stad) och stat där sökanden har sin hemvist.
• Namn på det aktiebolag som tillståndsansökan avser. Ange även FO-numret, om aktiebolaget redan har sådant. Det/de tillstånd som söks (till exempel tillstånd att vara styrelseledamot i ett aktiebolag).
• Det/de tillstånd som söks (till exempel tillstånd att vara styrelseledamot i ett aktiebolag).

Ange även namnet på ett eventuellt ombud eller någon annan kontaktperson. Kontaktuppgifterna i ansökan behövs för att beslutet och fakturan ska kunna postas. Beslutet och fakturan sänds per post.
Ange kontaktpersonens kontaktuppgifter på personuppgiftsblanketten. Öppna: Personuppgiftsblankett. (pdf, 178.8 kt)

Kontaktpersonens kontaktuppgifter är inte offentliga i ansökningar som inletts den 1 januari 2025 eller senare.

Ansökan dateras och den undertecknas av varje sökande eller av ett ombud som sökanden har befullmäktigat. När ett ombud undertecknar ansökan, bifoga en blankofullmakt i original eller en styrkt kopia av en individualiserad fullmakt.

Obs! Anmäl inte sökandens personbeteckning eller hemadress i ansökan.

Sänd den daterade och undertecknade ansökningsblanketten samt personuppgiftsblanketten och andra bilagor per brevpost till:

Patent- och registerstyrelsen
Handelsregistret
00091 PRH

eller

via skyddad e-post till PRS registratur. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Vilka bilagor?

Bifoga till ansökan en kopia av sökandens pass eller en annan identitetshandling om sökanden inte har finländsk personbeteckning.

Bifoga antingen finska eller svenska översättningar av de handlingar som är skrivna på främmande språk.

Vid bildande av ett bolag bifoga styrkta kopior av avtalet om bolagsbildning och bolagsordningen. Om tillstånd söks för ett uppdrag som verkställande direktör, bifoga en kopia av valbeslutet, dvs. styrelseprotokollet, eller av avtalet om bolagsbildning.

Vid byte av styrelse eller verkställande direktör bifoga till ansökan en styrkt kopia av protokollet från det möte som fattat beslutet om valet. Obs! I regel fattar bolagsstämman beslut om valet av styrelsen. I ett vanligt bolag är det styrelsen som utser verkställande direktören.

Obs! Alla de uppgifter och handlingar som du skickar är offentliga med undantag av personuppgiftsblanketten och passkopiorna. Bifoga inte till din ansökan andra handlingar med personbeteckningar, hemadresser eller sekretessbelagda uppgifter (såsom hälsouppgifter eller affärshemligheter).

Vad kostar det?

En ansökan som skickats på nätet på webblankett (möjligt endast för aktiebolag) kostar 140 euro. Därtill tar vi ut ett faktureringstillägg på 6,50 euro per ansökan.

En ansökan som skickats per e- eller brevpost kostar 140 euro. Därtill tar vi ut ett faktureringstillägg på 6,50 euro per ansökan.

Vi skickar en faktura på ansökningsavgiften i efterskott.

Ansökningsavgiften betalas för varje tillståndsärende som blivit avgjort. Om du söker tillstånd för tre styrelseledamöter, tar vi ut tre avgifter. Avgiften är då sammanlagt 420 euro.

Företrädare i Finland

Ett aktiebolag måste ha en företrädare som har rätt att ta emot stämningar och andra delgivningar på bolagets vägnar. Företrädaren måste ha sin hemvist i Finland. Företrädaren antecknas i handelsregistret.

Någon särskild företrädare behöver emellertid inte utses om aktiebolaget har en styrelseledamot, styrelsesuppleant, verkställande direktör, person med rätt att företräda bolaget eller prokurist som bor inom EES-området och finns antecknad i handelsregistret.

Bestämmelser om anmälan om företrädare till handelsregistret finns i 6 § 3 mom. i lagen angående rättighet att idka näring. Läs mer i författningsdatabasen Finlex.Öppnas i en ny flik

Vad gör jag med tillståndet?

När du har fått tillståndet, bifoga en styrkt kopia av PRS tillståndsbeslut till din handelsregisteranmälan.