Dataskyddsbeskrivning för rapporteringskanalen

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Tfn 029 509 5000

Representant för den personuppgiftsansvarige

Eero Mantere
eero.mantere(at)prh.fi
Tfn 0405695559

Dataskyddsombud

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Tfn 029 509 5743

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Internt upprätthållande av rapporteringskanalen grundar sig på Europaparlamentets och rådets direktiv om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten (EU 2019/1937) samt på nationell lagstiftning med vilken skydd för rapporterande personer genomförs (visselblåsarlagen, 1171/2022).

Rapporter kan göras av en person som i samband med sitt arbete iakttar eller misstänker verksamhet som strider mot allmänt intresse. Rapporter kan bland annat göras av Patent- och registerstyrelsens (PRS) nuvarande eller tidigare anställda, praktikanter och personer i uppdragsförhållande såsom konsulter.

Syftet med rapporteringskanalen är att försäkra att PRS följer den EU-lagstiftning och den nationella lagstiftning som avses i 2 § i visselblåsarlagen.

Enligt EU-direktivet och visselblåsarlagen tillämpas skydd för rapporterande personer på rapporter där det rapporteras om brott, förseelser, missbruk eller andra gärningar eller försummelser som måste anses som brott mot de i direktivets bilaga nämnda Europeiska unionens förordningar eller nationella lagar inom följande lagstiftningsområden:

1. offentlig upphandling med undantag för sådan som gäller försvar och säkerhet
2. finansiella tjänster, produkter och marknader
3. förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism
4. produktsäkerhet och produktionsöverensstämmelse
5. transportsäkerhet
6. miljöskydd
7. strålskydd och kärnsäkerhet
8. livsmedels- och fodersäkerhet samt djurs hälsa och välbefinnande
9. folkhälsa enligt artikel 168 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt
10. konsumentskydd
11. skydd av privatlivet och personuppgifter samt säkerhet i nätverks- och informationssystem.

Inom de områdena som nämns i 2 § är förutsättningen för att få skydd att sanktionen som åläggs för den rapporterade förseelsen är tillräckligt allvarlig (2 § 2 mom.). Därutöver tillämpas lagen i situationer som avses i 2 § 4 mom.

Personuppgifter som ingår i rapporter som kommer till rapporteringskanalen och personuppgifter som kommer fram i undersökningen av rapporter används för att förebygga och utreda eventuellt missbruk.

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att iaktta PRS lagstadgade förpliktelse.

Utöver den interna rapporteringskanalen behandlar PRS som behörig myndighet även rapporter som lämnats in via justitiekanslersämbetets centraliserade rapporteringskanal. Justitiekanslersämbetet lämnar in rapporter till PRS från registraturen till en separat e-brevlåda (ilmoituskanava[at]prh.fi).

Personuppgifter och kategorier av de registrerade i registret

Rapporter kan göras anonymt eller under eget namn. Oberoende av hur rapporterna lämnas in behandlas de alltid konfidentiellt, och den rapporterande personens identitet förblir endast i de aktörers kännedom som utreder ärendet.

Den rapporterande personen kan dock vara identifierbar utgående från rapportens karaktär och syfte eller enligt de uppgifter som ingår i rapporten.

Rapporter kan typiskt innehålla personuppgifter, till exempel namn och kontaktuppgifter för den rapporterande personen, föremålet för rapporten eller andra personer som är förknippade med ärendet, såsom vittnen.

Rapporter som lämnas in via justitiekanslersämbetet kan inte göras anonymt.

Uppgiftskällor

Uppgifterna samlas in från rapporter som gjorts i rapporteringskanalen eller i justitiekanslersämbetets centraliserade rapporteringskanal och från PRS interna informationskällor i samband med utredningen som gäller den person som är föremål för rapporten, till exempel personer som eventuellt har en anknytning till ärendet, sakkunniga eller datasystem som är nödvändiga för utredningen av ärendet.

Mottagare och mottagarkategorier av personuppgifter

Personuppgifter för en rapporterande person och föremålet för en rapport får behandlas endast av de personer som PRS har utsett.

För behandlingen av rapporterna som PRS mottagit via rapporteringskanalen eller justitiekanslersämbetets centraliserade rapporteringskanal ansvarar ett särskilt utsett behandlingsteam. Behandlingsteamet består av överdirektören vid resultatområdet gemensamma tjänster, förvaltningsjuristen, utvecklingsexperten och controllern vid PRS. Dessutom kan ett begränsat antal andra sakkunniga som anses nödvändiga för behandlingen av fallet delta i behandlingen av rapporter.

Personuppgifterna i registret är sekretessbelagda. Personuppgifterna i registret överlämnas i regel inte utan personens uttryckliga samtycke utanför teamet som behandlar rapporter. Personuppgifterna kan dock överlämnas, om det anses vara nödvändigt till en behörig myndighet för att utreda riktigheten av rapporten, till förundersökningsmyndigheterna eller till åklagaren för att sköta lagstadgade uppdrag i anslutning till missbruk eller brott mot lagstiftningen, eller till den som är föremål för rapporten för att skriva eller framställa ett rättsligt yrkande eller för att försvara sig i ett rättsligt förfarande. I ett sådant fall ska PRS på förhand berätta för den som är föremål för rapporteringen om avslöjande av hens identitet, om uppgiften inte äventyrar förundersökningen av ärendet eller rättegången.

Som den interna rapporteringskanalen används en tjänst som erbjuds och underhålls av Webropol. Anställda vid Webropol har inte tillgång till rapporterna i kanalen utan PRS uttryckliga samtycke. Webropols allmänna dataskyddsbeskrivning finns på https://webropol.fi/tietosuojaselosteÖppnas i en ny flik/.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifterna i registret grundar sig på lagstiftningen, där lagringstiderna fastställs. Enligt 29 § i visselblåsarlagen raderas uppgifterna som kommer in via rapporteringskanaler huvudsakligen om fem år efter att rapporten kommit in.

Personuppgifter som tydligt inte har någon betydelse för behandlingen av rapporten raderas utan dröjsmål.

Webropol bevarar bekräftelser i två veckor.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i registret används inte för profilering, och de utsätts inte för automatiserat beslutsfattande.

Rätt till insyn i egna uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter om hen som har antecknats i registret eller att det inte finns uppgifter om hen i registret. Den registrerade kan be den personuppgiftsansvarige om att få kontrollera sina egna uppgifter.

Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifterna kan begränsas gällande personuppgifter, om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller den rapporterande personens identitet (visselblåsarlagen 31 § 2 mom.).

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som avser den registrerade. Läs våra anvisningar om rättelse av uppgifter.

Rätt till begränsning av behandling

Enligt 31 § 1 mom. i visselblåsarlagen tillämpas inte artikel 18 i dataskyddsförordningen om den registrerades rätt till begränsad behandling av personuppgifter i fråga om behandlingen av personuppgifter som avses i visselblåsarlagen.

PRS behandlar personuppgifterna för att genomföra ett lagstadgat uppdrag, och den registrerade har inte rätt att motsätta sig behandlingen av uppgifterna. Skydd för en rapporterande person gör det möjligt att konfidentiellt och anonymt behandla personuppgifter.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå).

Ikraftträdande

Den interna rapporteringskanalen (tjänsten Webropoll) införs senast 1 april 2023. Dessförinnan behandlar PRS endast rapporter som från och med 1 januari 2023 kommit in via justitiekanslersämbetets externa rapporteringskanal.