Dataskyddsbeskrivning för arbetsansökningsprocessen

Patent- och registerstyrelsen (PRS) publicerar i rekryteringssystemet Valtiolle.fi uppgifter om lediga tjänster som läggs ut till offentlig sökning. Systemet är den huvudsakliga kanalen för att lämna in arbetsansökningar eller öppna ansökningar.

Arbetsgivaren behandlar arbetsansökningar som del av sin rekryteringsprocess för att göra rekryteringsframställningar och fatta rekryteringsbeslut. I systemet Valtiolle.fi samlar vi in uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen och som sökanden själv lämnar in i samband med inlämnandet av ansökan.

Vid slutet av ansökningsprocessen utarbetar vi en utnämningspromemoria, med en jämförelse av sökandenas meriter i enlighet med statstjänstemannalagen och finansministeriets anvisningar.

Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Telefon (växel): 029 509 5000

Representant för den personuppgiftsansvarige

Nina Haavisto
E-post: nina.haavisto[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5555

Dataskyddsombud

Telefon: 050 473 3129
E-post: tietosuojavastaava[at]prh.fi

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att handlägga ansökningar i anslutning till rekryteringsprocessen och att hantera sökandens behörigheter.

Behandlingen av sökandens personuppgifter grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016). Vid behandlingen av personuppgifter följs också tjänstemannalagen (750/1994) och -förordningen (971/1994) samt lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

Vid urvalsförfarandet kan man använda person- eller lämplighetsbedömning som är för att undersöka och bedöma vilka förutsättningar en person har för att utföra olika arbetsuppgifter. För en bedömning krävs att personen i fråga ger sitt samtycke till den (13 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet).

En säkerhetsutredning av person (säkerhetsutredningslagen 726/2014) kan med sökandens samtycke genomföras för den som utses till tjänsten eller uppgiften. Ytterligare information om säkerhetsutredningsförfarandet och rättigheterna för den som utredningen gäller finns på Skyddspolisens webbplats.Öppnas i en ny flik

Lagringstid för personuppgifter

Ansökningar riktade till rekryteringar raderas ur systemet tolv (12) månader efter att processen avslutats.
Öppna ansökningar raderas ur systemet tolv (12) månader efter att de senast sparats.

Sökandens uppgifter raderas när de inte har använts på ett (1) år. Sökanden meddelas innan uppgifterna raderas.

Rekryteringsuppgifter förvaras vid PRS. Lagringstiderna för uppgifterna som anknyter till rekryteringsprocesser fastställs enligt arkivlagen (831/1994), arkivverkets föreskrift (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) och ämbetsverkets arkivbildningsplan.

Personuppgifter som behandlas

Typer av personuppgifter som behandlas vid rekryteringsprocessen är

• identitetsuppgifter (namn, födelsedatum)
• kontaktuppgifter (adress, e-postadress, telefonnummer)
• andra identifieringsuppgifter (kön, språk, land, kommun, landskap)
• andra uppgifter som sökanden lämnat i ansökan (till exempel utbildning, arbetserfarenhet, arbets-, studie- och utbildningsintyg).

Regelmässiga uppgiftskällor

Vi får personuppgifter av sökanden själv. Uppgifter som är nödvändiga för arbetsansökan kan med sökandens separata samtycke inhämtas från andra uppgiftskällor och lagras i systemet Valtiolle.fi.

Utlämnande av uppgifter

I regel lämnas inga uppgifter ut till tredje parter.

På uppgifternas offentlighet tillämpas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES-länderna

Personuppgifterna överförs inte utanför EU eller EES-länderna eller till internationella organisationer.

Automatiserat beslutsfattande

Personuppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande.

Registrerades rättigheter

Rätt till insyn i egna uppgifter

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och kontrollera dem. Du kan ta del av dina ansökningsuppgifter via systemet Valtiolle.fi.

Om du inte kan kontrollera dina uppgifter via e-tjänster, kan du lämna in en begäran om insyn i dina personuppgifter till PRS

• per e-post
• per post (Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH)
• per telefon (029 509 5040)
• personligen i vår besökskundtjänst i Helsingfors.

Om du lämnar in begäran per e-post, rekommenderar vi att du använder skyddad e-post. Välj ”Kontroll av egna uppgifter” som mottagare. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Förbered dig att intyga din identitet.

Rätt till rättelse av uppgifter

Du har rätt att rätta inexakta och felaktiga personuppgifter som avser dig. Du kan rätta dina ansökningsuppgifter i rekryteringssystemet Valtiolle.fi genom att logga in i användarprofilen.

Om du inte kan rätta dina uppgifter i systemet Valtiolle.fi, kan du skicka en begäran om rättelse av dina uppgifter till PRS. Ange i begäran om rättelse

• ordagrant den uppgift som ska rättas
• ordagrant den ändring som du föreslagit
• motiveringar till de ändringar du föreslagit
• ditt namn
• dina kontaktuppgifter (till exempel e-postadress eller telefonnummer).

Du kan skicka begäran om rättelse av dina uppgifter till PRS

• per e-post
• per post (Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH).

Om du lämnar in begäran per e-post, rekommenderar vi att du använder skyddad e-post. Välj ”PRH Registratur” som mottagare. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Förbered dig att intyga din identitet.

Begränsningar av den registrerades rättigheter

Om behandlingen av personuppgifterna grundar sig på att PRS iakttar sin lagstadgade förpliktelse, kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system, och i princip kan du inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt att lämna in anmälan till tillsynsmyndighet

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt, kan du lämna in en anmälan till dataombudsmannens byrå.

Mer information om att lämna in anmälan finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.Öppnas i en ny flik