PRH:n perusrekisterien tietosuojaseloste

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) on valtion viranomainen, jonka tehtävät ja toiminta perustuvat lainsäädäntöön. Viraston toimintaan liittyviä tai sitä sivuavia keskeisiä lakeja ovat

• laki Patentti- ja rekisterihallituksesta
• kaupparekisterilaki
• yritys- ja yhteisötietolaki
• yhdistyslaki
• säätiölaki
• uskonnonvapauslaki
• yrityskiinnityslaki
• elinkeinotoimintalaki
• patenttilaki
• laki hyödyllisyysmallioikeudesta
• laki yksinoikeudesta integroidun piirin piirimalliin
• tavaramerkkilaki
• mallioikeuslaki
• tilintarkastuslaki
• laki julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta
• laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä.

PRH on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjä, joka ylläpitää toimintaansa liittyviä erilaisia julkisia perusrekistereitä. Perusrekisterit ovat yhteiskunnallisesti merkittäviä tietokokonaisuuksia, joille on ominaista, että niistä säädetään laissa tai asetuksessa. PRH:n ylläpitämiä perusrekistereitä ovat esimerkiksi kaupparekisteri, yhdistysrekisteri, säätiörekisteri, patenttirekisteri ja tavaramerkkirekisteri.

PRH:n lakisääteisistä tehtävistä säädetään laissa Patentti- ja rekisterihallituksesta. Tehtävänsä hoitamista varten PRH kerää, tallettaa ja käsittelee yksittäiseen henkilöön yhdistettävissä olevaa tietoa, eli henkilötietoa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on käsitellä PRH:n toimialaan kuuluvat hakemukset, ilmoitukset ja asiat sekä tarjota näihin tehtäviin liittyviä tietopalveluja. Henkilötietoja käsitellään vain niiden käyttötarkoituksen edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puhelin (vaihde): 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustajat

Kaupparekisteri, yhdistysrekisteri, uskonnollisten yhdyskuntien rekisteri, säätiörekisteri ja yrityskiinnitysrekisteri: Ville Tornberg
Sähköpostiosoite: ville.tornberg[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5409

Tilintarkastusvalvonta: Hanna Kattainen
Sähköpostiosoite: hanna.kattainen[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5859

Säätiövalvonta: Outi Teräskallio
Sähköpostiosoite: outi.teraskallio[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5638

Patenttirekisteri, hyödyllisyysmallirekisteri, tavaramerkkirekisteri, mallioikeusrekisteri, piirimallirekisteri ja IPR-esianalyysipalvelu: Jorma Lehtonen
Sähköpostiosoite: jorma.lehtonen[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5904

Teollisoikeusasiamiesrekisteri ja teollisoikeusasiamiestutkintojen rekisteri: Satu Laakso
Sähköpostiosoite: satu.laakso[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5621

Tietosuojavastaava

Puhelin: 050 473 3129
Sähköposti: tietosuojavastaava[at]prh.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

PRH ylläpitää erilaisia julkisia perusrekistereitä osana lakisääteisiä tehtäviään. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on käsitellä näitä rekistereitä koskevia hakemuksia, ilmoituksia ja asioita sekä tarjota rekistereihin liittyviä neuvonta- ja tietopalveluja.

Rekisterien ylläpitämisen lisäksi PRH valvoo ja ylläpitää rekisterien ajantasaisuutta. PRH:n lakisääteisenä tehtävänä on myös valvoa tiettyjä rekistereihin merkittyjä tahoja, esimerkiksi säätiöitä ja tilintarkastajia.

PRH:n tulee suorittaa ne selvitys-, kokeilu-, seuranta- ja suunnittelutehtävät sekä muut tehtävät, jotka työ- ja elinkeinoministeriö sille antaa tai jotka sille erikseen säädetään.

PRH kerää tietoa henkilöistä, jotka ovat osallistuneet teollisoikeusasiamieslautakunnan järjestämään asiamiestutkintoon, tai joille teollisoikeusasiamieslautakunta on myöntänyt auktorisoinnin. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiamiesten toiminnan valvonta, auktorisointien jatkaminen ja sen varmistaminen, että teollisoikeudellisia palveluja tarvitsevat voivat varmistua voimassa olevista auktorisoinneista.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c alakohdan eli rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja 1 e alakohdan eli rekisterinpitäjän yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen.

PRH kerää tietoa henkilöistä, jotka PRH on auktorisoinut tuottamaan IPR-esianalyysipalvelua (IP Scan) Suomessa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ohjata ja valvoa henkilöiden toimintaa sekä varmistaa, että palvelun asiakas voi varmistua asiantuntijan auktorisoinnista. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a alakohta eli rekisteröidyn suostumus.

Lokitietojen käsittelyn perustana on tiedonhallintalain (906/2019) 17 §.

Henkilötietojen säilytysaika

Arkistolain (831/1994) mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolain mukaan arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Valtaosa PRH:n käsittelemistä henkilötiedoista ja asiakirjoista säilytetään pysyvästi.

Tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot säilytetään 10 vuotta ilmoitusvelvollisen rekisteristä poistamisen jälkeen (kaupparekisterilaki 564/2023 5.6 §).

Tilintarkastuslain (1141/2015) 6 luvussa on säädetty tietojen säilyttämisestä tilintarkastajatutkinto- ja tilintarkastajarekisterissä.

Vaikka lailla säädettyyn rekisteriin merkittäviä tietoja säilytettäisiin määräajan, kyseiset henkilötiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi, jos ne sisältyvät asiakirjoihin, jotka on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.

IPR-esianalyysipalvelun sisältämiä henkilötietoja säilytetään, kunnes palvelun toteutukseen ja siihen kuuluviin korvauksiin liittyvät asiat on käsitelty loppuun.

Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietosisältö voi vaihdella rekisterin käyttötarkoituksen mukaan.

PRH:n perusrekistereissä käsiteltäviä henkilötietotyyppejä ovat

• identiteettitiedot (nimitiedot, syntymäaika)
• henkilötunnus
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• taloudellista asemaa koskevat tiedot (palkka- ja palkkiotiedot)
• kansalaisuus
• kotikunta
• henkilön kotiosoite
• passikopio
• allekirjoitus
• tieto liiketoimintakiellosta
• tieto toimintakelpoisuuden rajoituksesta
• tieto roolista tai asemasta, johon henkilö on rekisteröity
• tilintarkastajan tunnusnumero
• tilintarkastajatutkintotiedot
• tilintarkastajan hyväksymistiedot
• tilintarkastajan laaduntarkastukseen ja tutkintaan liittyvät tiedot
• tilintarkastajan työsuhdetiedot
• tilintarkastusyhteisöjen omistajatiedot
• tieto tosiasiallisen edunsaajan määräysvallasta tai omistus- tai äänimääräosuuden perusteesta ja laajuudesta
• rekisteröintikieltoa koskevat tiedot
• rikos- ja sakkorekisteritiedot
• tieto uskonnollisen yhdyskunnan perustajajäsenistä
• tieto työkokemuksesta
• tieto toimialatuntemuksesta
• tieto asiamiestutkinnosta
• tieto auktorisoinnin myöntämisestä ja jatkamisen ajankohdasta
• tieto auktorisoinnin poistamisesta
• tieto auktorisoidulle asiamiehelle määrätyistä seuraamuksista
• tieto asiamiestutkinnon nimestä, tuloksesta ja suorittamisajankohdasta
• lokitiedot.

PRH ei lähtökohtaisesti käsittele EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme henkilötiedot pääsääntöisesti laissa tai asetuksessa säädetyn ilmoitusvelvollisuuden tai asiakkaan tekemän hakemuksen perusteella. Asiakas voi tehdä esimerkiksi ilmoituksen kaupparekisteriin tai hakea patenttia. Ilmoituksissa tai hakemuksissa annetut tiedot voivat koskea ilmoittajaa itseään ja muita.

Henkilötietoja kertyy myös, kun asiakas käyttää PRH:n sähköisiä palveluja.

Henkilötietoja saadaan myös muilta viranomaisilta, kuten esimerkiksi Digi- ja väestötietovirastolta, Verohallinnolta ja Oikeusrekisterikeskukselta.

Tietojen luovuttaminen

Voimme luovuttaa henkilötietojasi voimassa olevan lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa.

Säännönmukaisesti henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterin käyttötarkoituksesta riippuen viranomaisille ja muille tahoille, kuten

• Verohallinnolle
• Digi- ja väestötietovirastolle
• luottotietoyhtiöille
• vakuutusyhtiöille
• tietopalveluyhtiöille
• European Business Register (EBR) -tietopalveluun
• EU-maiden kaupparekisterien yhteenliittämisjärjestelmään (Business Registers Interconnection System, BRIS)
• Tosiasiallisten omistajien/edunsaajien rekisterien yhteenliittämisjärjestelmä (Beneficial Ownership Registers Interconnection System, BORIS)
• Global Legal Entity Identifier Foundation -säätiölle (GLEIF)
• tilintarkastusalan valvontaviranomaisille Sveitsiin (FAOA) ja USA:han (PCAOB)
• Euroopan patenttijärjestölle (EPO)
• Euroopan unionin teollisoikeuksien virastolle (EUIPO).

Tietoja voidaan luovuttaa PRH:n julkisista rekistereistä niitä pyytäville viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Teollisoikeusasiamieslautakunta saa julkaista PRH:n verkkosivuilla tiedot auktorisoidun asiamiehen nimestä, kotikunnasta, työosoitteesta ja toimialatuntemuksesta yhteystietoineen. Auktorisoidulla asiamiehellä on kuitenkin oikeus kieltää häntä koskevien tietojen julkaiseminen.

Tietojen siirto ETA-maiden ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille

PRH voi joissain tapauksissa siirtää henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille tietosuoja-asetuksen viisi luvun mukaisesti tai valtiosopimuksen velvoittamana.

• Maailman henkisen omaisuuden järjestö (WIPO), siirtoperuste: valtiosopimukset (Patent Cooperation Treaty, the Madrid Protocol Concerning the international registration of marks, the Hague Agreement concerning the international registration of the Industrial Designs).
• EPO, siirtoperuste: Euroopan patenttisopimus.
• PCAOB, siirtoperuste: tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 3 kohdan b alakohdan mukainen hallinnollinen järjestely.
• FAOA, siirtoperuste: tietosuoja-asetuksen 45 artiklan 1 kohdan mukainen komission vastaavuuspäätös.

Automaattinen päätöksenteko

PRH tekee automaattisia päätöksiä ja osassa päätöksistä käsitellään henkilötietoja.

Automaattisessa päätöksenteossa PRH käsittelee ilmoituksen tai hakemuksen automaattisella tietojenkäsittelyllä ilman, että asian käsittelijä erikseen tarkistaa ja hyväksyy päätöksen. Automaattisen päätöksenteon perusteena ovat aina lainsäädäntöön tai vakiintuneisiin ratkaisukäytäntöihin perustuvat säännöt. PRH on arvioinut etukäteen automaattisen päätöksenteon mahdollistavat ja estävät asiat. Jos automaattisen päätöksenteon edellytykset eivät täyty, asia ohjautuu käsittelijälle.

PRH käsittelee ja rekisteröi tietyt rekisteri-ilmoitukset automaattisesti. PRH käsittelee automaattisesti esimerkiksi yksityisen elinkeinonharjoittajan (toiminimiyrittäjän) lopettamisilmoituksia, tehtävän päättymistä ja oman eron ilmoituksia kaupparekisteriin sekä vastuuhenkilöiden muutosilmoituksia kaupparekisteriin. Tarkemmat tiedot ilmoituksista ja PRH:n suorittamasta automaattisesta päätöksenteosta löydät täältä: https://www.prh.fi/fi/tietoa_prhsta/automaattinen-paatoksenteko-prhssa.html.

PRH ei käytä automaattisten päätösten tekemisessä oppiviin tekoälysovelluksiin tai tilastollisiin tai tieteellisiin malleihin perustuvaa logiikkaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit tarkastaa omat kaupparekisteriin merkityt tietosi suomi.fi-sivujen palvelussa.Avautuu uuteen välilehteen

Jos et voi tarkastaa tietojasi sähköisen asioinnin avulla, voit toimittaa henkilötietojesi tarkastuspyynnön PRH:een

• sähköpostilla
• postilla (Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH)
• puhelimitse (029 509 5000)
• asioimalla henkilökohtaisesti PRH:n palvelupisteessä Helsingissä.

Jos teet pyynnön sähköpostitse, suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia. Valitse viestin vastaanottajaksi ”Omien tietojen tarkastaminen”. Lue ohjeet ja siirry lähettämään suojattua sähköpostia.

Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

• oikaistava tieto sanatarkasti
• ehdottamasi muutos sanatarkasti
• perustelut ehdottamillesi muutoksille
• nimesi
• yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero).

Jos asiasi liittyy yritykseen, yhdistykseen tai säätiöön, anna sen nimi ja Y-tunnus tai rekisterinumero.

Jos osoitteesi on rekisteröity yritykselle, yhdistykselle tai säätiölle, jossa et ole vastuuhenkilön tehtävässä, tee oikaisupyyntö virheellisestä yhteystiedosta verkkolomakkeella.Avautuu uuteen välilehteen

• yrityksen tai yhdistyksen nimi ja Y-tunnus
• osoite tai muu yhteystieto, joka on virheellisesti rekisteröity yrityksen tai yhdistyksen tietoihin
• sähköpostiosoite, johon lähetämme tiedon oikaisupyynnön käsittelystä.

Jos sinut on rekisteröity tehtävään ilman suostumustasi, tee oikaisupyyntö ilman suostumusta tehtyyn rekisterimerkintään verkkolomakkeella.Avautuu uuteen välilehteen

Anna verkkolomakkeella seuraavat tiedot:

• koskeeko oikaisupyyntösi yritystä, yhdistystä vai säätiötä
• yrityksen, yhdistyksen tai säätiön nimi ja Y-tunnus
• tehtävä, johon sinut on rekisteröity ilman suostumustasi
• sähköpostiosoite, johon lähetämme tiedon oikaisupyynnön käsittelystä.

Liitä mukaan erillinen selvitys siitä, millä perusteella rekisteriin merkitty tieto tehtävästäsi on virheellinen, ja miten jälkikäteen on käynyt ilmi, että sinut on rekisteröity tehtävään ilman suostumustasi. Selvityksen täytyy olla pdf-tiedosto. Huomaa, että emme voi käsitellä oikaisupyyntöä ilman selvitystä.

Jos olet ollut rekisteriin merkityssä tehtävässä, joka on päättynyt, sinulla on oikeus myös itse tehdä ilmoitus tehtävän päättymisestä. Ilmoittaminen on maksutonta. Voit tehdä ilmoituksen YTJ-palvelussa tai paperilomakkeella. Siirry YTJ-palveluun.Avautuu uuteen välilehteen

Muissa tapauksissa voit esittää omien tietojen oikaisupyynnön PRH:een

• sähköpostilla
• postilla (Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH).

Jos teet pyynnön sähköpostitse, suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia. Valitse viestin vastaanottajaksi ”PRH Kirjaamo”. Lue ohjeet ja siirry lähettämään suojattua sähköpostia.

Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi kaikissa tilanteissa.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus vaatia PRH:ta poistamaan itseäsi koskevat henkilötiedot, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella. PRH:n tulee tällöin poistaa tietosi ilman aiheetonta viivytystä. Kerro pyynnössäsi mitä tietoja pyyntö koskee.

Suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia poistopyynnön lähettämiseen. Valitse viestin vastaanottajaksi ”PRH Kirjaamo”. Lue ohjeet ja siirry lähettämään suojattua sähköpostia.

Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Huomaa, että PRH käsittelee henkilötietoja pääasiassa lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Tähän käsittelyyn ei sovelleta oikeutta tietojen poistamiseen.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Jos henkilötietojen käsittely perustuu PRH:n lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Huomaa, että rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset koskevat pääosaa PRH:n käsittelemistä henkilötiedoista.

Oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Lisätietoa ilmoituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.Avautuu uuteen välilehteen

Muu informaatio

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) tietosuojaselosteAvautuu uuteen välilehteen