Dataskyddsbeskrivning för PRS kundtjänst

Dataskyddsbeskrivningen anger hur Patent- och registerstyrelsen (PRS) behandlar personuppgifter för att ordna sin kundtjänst, handlägga kundfeedback och genomföra administrativ registrering av ärenden. Personuppgifter behandlas som del av skötseln av PRS myndighetsverksamhet.

Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Telefon (växel): 029 509 5000

Representanter för den personuppgiftsansvarige

Betalningstjänst:
Lasse Koivisto
E-post: lasse.koivisto[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5227

Depositionskontotjänst, faktura- och kassauppgifter:
Pekka Heikkinen
E-post: pekka.heikkinen[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5984

Förmånstagaruppgifter:
Ville Tornberg
E-post: ville.tornberg[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5409

Kundfeedback:
Anna Lauttamus-Kauppila
E-post: anna.lauttamus-kauppila[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5800

Kundtjänstens kameraövervakning med inspelning:
Jukka Meriläinen
E-post: jukka.merilainen[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5615

Samtal, chatt- och chattbot-samtal, informationstjänsten Virre, föreningsregistrets informationstjänst, informationstjänsten om förmånstagare:
Kirsi Lahtinen
E-post: kirsi.lahtinen[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5000

Ärende- och dokumenthanteringssystemet:
Sini Heikkinen
E-post: sini.heikkinen[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5975

Dataskyddsombud

Telefon: 050 473 3129
E-post: tietosuojavastaava[at]prh.fi

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

PRS kundtjänst behandlar personuppgifter för att

• hantera kundkontakter
• tillhandahålla informationstjänster
• utveckla tjänster
• säkra kvalitet
• sköta kundrelationer och hantera avtalsförhållanden
• behandla avgifter
• genomföra tidsbokningstjänsten
• utföra interna marknadsföringsundersökningar och -analyser
• föra statistik
• registrera och handlägga ärenden inom allmän förvaltning.

Kunderna kan kontakta PRS via flera kundtjänstkanaler (telefon, e-post, chatt, informationstjänster). PRS spelar in samtal som ringts till servicenummer för att säkra kvaliteten på kundtjänsten och för att utbilda personalen.

Personuppgifter behandlas också som del av kameraövervakningen för PRS kundtjänstlokaler. Ändamålet med övervakningen är att säkra och öka personalens och kundernas trygghet.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på utförande av en uppgift av allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Uppgifter av allmänt intresse framgår särskilt av 2 § i lagen om Patent- och registerstyrelsen (578/2013).

Därtill behandlar PRS personuppgifter för att följa sådan lagstiftning som allmänt tillämpas på myndighetsverksamhet, såsom

• 8 § i förvaltningslagen (434/2003)
• 5 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019).

PRS samlar in information om kunder till vilka den lämnar ut uppgifter om verkliga förmånstagare i företag, personbeteckningar och utomlands bosatta personers hemadresser. Kundernas begäranden om de här uppgifterna lagras i PRS elektroniska ärendehanteringssystem. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning, det vill säga för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

Lagringstid för personuppgifter

Lagringstiderna för de personuppgifter som behandlas i samband med kundtjänsten varierar enligt personuppgifternas användningsändamål och eventuell lagstiftning om lagring av personuppgifter.

Personuppgifterna med anknytning till behandling av kundfeedback förvaras så länge som det är nödvändigt för användningsändamålet för uppgifterna, men dock högst två år.

Samtalsinspelningarna förvaras i 6 månader, chattsamtalen 2 år, kontakthistorieuppgifterna 12 månader och tidsbokningsuppgifterna 3 månader.

Uppgifterna i kundregistret för informationstjänsten om förmånstagare förvaras i 5 år.

Personuppgifterna i informationstjänsten Virre och föreningsregistrets informationstjänst förvaras i högst 6 år efter det att avtalsförhållandet har upphört, vad gäller verkställande av bokföringsbestämmelser och fullgörande av avtalsförhållandet i övrigt.

Personuppgifterna som registreras i ärende- och dokumenthanteringssystemet förvaras i enlighet med arkivlagen (831/1994) och ämbetsverkets arkivbildningsplan.

Uppgifterna med anknytning till kundtjänstens kameraövervakning med inspelning förvaras i cirka 6 månader.

Personuppgifter som behandlas

Personuppgiftsinnehåll kan variera enligt personuppgifternas användningsändamål.

Typer av personuppgifter som PRS kundtjänst behandlar är

• identitetsuppgifter (namn, födelsedatum, språk)
• personbeteckning
• kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress)
• uppgifter om ekonomisk ställning
• logguppgifter
• videoinspelningar
• samtalsinspelningar.

I regel behandlar PRS inte uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Regelmässiga uppgiftskällor

I regel får vi personuppgifter från kunderna när de kontaktar oss och via olika kontaktkanaler.

Personuppgifter samlas också när kunderna använder PRS e-tjänster. Därtill fås personuppgifter från den information som PRS samlar in i samband med sin verksamhet.

Kundernas uppgifter om identifiering fås från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata via identifieringstjänsten Suomi.fi.

Utlämnande av uppgifter

I regel lämnas inga uppgifter ut till tredje parter. Vi kan endast lämna ut dina personuppgifter i situationer som gällande lagstiftning kräver och tillåter.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES-länderna

Personuppgifterna överförs inte utanför EU eller EES-länderna eller till internationella organisationer.

Automatiserat beslutsfattande

Personuppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande.

Registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Om du inte kan kontrollera dina uppgifter via e-tjänster, kan du lämna in en begäran om insyn i dina personuppgifter till PRS

• per e-post
• per post (Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH)
• per telefon (029 509 5040)
• personligen i vår besökskundtjänst i Helsingfors.

Om du lämnar in begäran per e-post, rekommenderar vi att du använder skyddad e-post. Välj ”Kontroll av egna uppgifter” som mottagare. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Förbered dig att intyga din identitet.

Rätt till rättelse av uppgifter

Du har rätt att rätta inexakta och felaktiga personuppgifter som avser dig. Ange i begäran om rättelse

• ordagrant den uppgift som ska rättas
• ordagrant den ändring som du föreslagit
• motiveringar till de ändringar du föreslagit
• ditt namn
• dina kontaktuppgifter (till exempel e-postadress eller telefonnummer).

Du kan skicka begäran om rättelse av dina uppgifter till PRS

• per e-post
• per post (Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH).

Om du lämnar in begäran per e-post, rekommenderar vi att du använder skyddad e-post. Välj ”PRH Registratur” som mottagare. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Förbered dig att intyga din identitet.

Begränsningar av den registrerades rättigheter

Behandlingen av personuppgifterna grundar sig på att PRS utför en uppgift av allmänt intresse eller på PRS lagstadgade förpliktelse. I de här fallen kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system, och i princip kan du inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt att lämna in anmälan till tillsynsmyndighet

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt, kan du lämna in en anmälan till dataombudsmannens byrå.

Mer information om att lämna in anmälan finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.Öppnas i en ny flik