Sääntöjen tarkistuslista

Yhdistykset voivat määrätä säännöissään useista asioista vapaasti ja laajasti. Yhdistysrekisteriin merkittävien sääntöjen on kuitenkin oltava lainmukaiset.

Ota huomioon myös seuraavat asiat:

Tarkista yhdistyksen nimen kirjoitusasu

Yhdistyksen nimi on kirjoitettava sääntöihin aina siinä muodossa, jossa se halutaan rekisteröidä. Kun teet sähköisen ilmoituksen, tarkista, että yhdistyksen nimen kirjoitusasu on identtinen sekä säännöissä että yhdistyksen nimi -kentässä.

Jos teet sähköisessä asioinnissa sääntöjen muutosilmoituksen ja ilmoitat yhdistykselle uuden nimen, on uusi nimi ilmoitettava myös yhdistyksen nimi -kentässä.

Suomenkielisen yhdistyksen nimi päättyy aina ry-tunnukseen

Yhdistyksen nimi ei siis voi olla muotoa Yhdistys ry Lyhenne. Yhdistyksen nimi voi olla muotoa Yhdistys Lyhenne ry.

Tunnus ry kirjoitetaan pienillä kirjaimilla, ilman pisteitä.

Yhdistyksen nimi säännöissä useammalla kielellä

Jos yhdistyksen nimi halutaan rekisteröidä sekä suomeksi että ruotsiksi, pitää yhdistyksen nimen olla myös säännöissä siinä muodossa, jossa se halutaan rekisteröidä. Suosittelemme, että yhdistyksen nimi olisi muodossa: ”Yhdistys ry, Föreningen rf”.

Yhdistyksellä voi olla säännöissä myös epävirallinen nimi tai epävirallisia nimiä. Epävirallisia nimiä ei kuitenkaan rekisteröidä, eikä niiden lopussa voi olla rekisteröintiä osoittavaa merkintää eli ry tai rf.

Yhdistyksellä on oltava aatteellinen tarkoitus ja toimintamuodot

Rekisteröidyllä yhdistyksellä on oltava aatteellinen tarkoitus, josta on määrättävä yhdistyksen säännöissä. Aatteellisella tarkoituksella tarkoitetaan asiaa, jonka edistämiseksi yhdistys toimii. Aatteellisen tarkoituksen lisäksi yhdistyksen säännöissä on kerrottava, millä tavoin yhdistys toteuttaa tarkoitustaan eli yhdistyksen toimintamuodot.

Huomaa, että yhdistyksen toiminta ei voi olla ainoastaan tai pääasiassa taloudellista.

Mallit yhdistyksen tarkoitukseksi ja toimintamuodoiksi:

• malli suomeksi
  
• malli ruotsiksi

Yhdistyksen jäsenyys on vapaaehtoista

Yhdistyksen jäsenyys ei voi syntyä ilman jäsenen myötävaikutusta. Säännöissä ei siis voida määrätä, että yhdistyksen jäseniä ovat automaattisesti kaikki tietyn oppilaitoksen opiskelijat tai tietyn taloyhtiön asukkaat. Yhdistykseen jäseneksi tahtovan on siis aina ilmaistava tahtonsa liittyä yhdistyksen jäseneksi.

Yhdistyksen jäsenyys ei voi päättyä automaattisesti

Yhdistyksen jäsenyys ei voi olla määräaikainen. Yhdistyksen jäsenyys päättyy vain jäsenen eroamiseen tai erottamiseen. Yhdistyksen jäsenyys ei voi koskaan päättyä automaattisesti. Säännöissä ei siis voi määrätä, että yhdistyksen jäsenyys päättyy esim. opintojen päättymisen vuoksi tai jäsenen muutettua toiselle paikkakunnalle.

Jäsenen erottaminen tai eronneeksi katsominen

Yhdistys voi melko vapaasti määrätä säännöissä siitä, millä perusteella jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä. Erottamisperusteiden on kuitenkin oltava sopusoinnussa yhdistyslain ja muiden lakien säännösten kanssa.

Sen sijaan yhdistyksen jäsen voidaan katsoa eronneeksi ainoastaan siinä tapauksessa, jos jäsen on jättänyt jäsenmaksunsa säännöissä määrätyn ajan maksamatta. Jäsentä ei siis voida katsoa eronneeksi esimerkiksi epäaktiivisuuden tai opintojen päättämisen perusteella. Vastaavat syyt voivat kuitenkin olla sääntöjen mukaisia erottamisperusteita.

Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen antaminen tilintarkastajalle

Tilinpäätös ja toimintakertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen kokousta, jossa tilinpäätöksen vahvistamisesta päätetään.

Tilintarkastuskertomuksen antaminen yhdistykselle

Tilintarkastajan on luovutettava tilintarkastuskertomus yhdistyksen hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi.

Toiminnantarkastus

Jos yhdistyksellä on toiminnantarkastaja tilintarkastajan sijaan, tilintarkastusta koskevia määräaikoja ei silloin tarvitse noudattaa.

Hallituksen jäsenten valinta ja toimikausi

Hallituksen jäsenten toimikaudesta on määrättävä säännöissä niin, että toimikausi käy selvästi ilmi. Esimerkiksi muotoilusta ”Hallituksen puheenjohtajan toimikausi on pääsääntöisesti 2 vuotta.” toimikauden pituus jää epäselväksi. Lisäksi toimikauden on oltava aidosti määräaikainen. Hallituksen jäseniä tai puheenjohtajaa ei voida valita toistaiseksi.

Hallituksen valitsee yhdistyksen kokous. Hallituksen jäsenet voidaan valita vain yhdistyksen kokouksen päätöksellä. Hallitus ei voi valita itse jäseniään. Yhdistyksen perustajajäsenille ei voi säännöissä antaa oikeutta kuulua hallitukseen automaattisesti.

Hallituksen jäsenyydelle voidaan säännöissä asettaa ehtoja (esimerkiksi hallituksen jäsenen on oltava liiton jäsenyhdistyksen jäsen), mutta kiellettyä on hallituspaikkojen kiintiöinti (esimerkiksi hallitukseen valitaan kunkin jäsenyhdistyksen puheenjohtaja).

Yhdistys valitsee aina itse hallituksen jäsenet. Säännöissä ei voi siis määrätä, että jollain toisella taholla olisi oikeus nimetä yhdistyksen hallituksen jäseniä. Esimerkiksi seuraava määräys ei ole mahdollinen: Oulun kaupunki nimittää yhden hallituksen jäsenen. Sallittuja ovat hallituksen valintaa koskevat suositukset (esimerkiksi hallitukseen tulee pyrkiä valitsemaan Oulun kaupungin edustaja.).

Hallituksen jäsenten erovuoroisuus

Säännöissä voidaan määrätä hallituksen jäsenten erovuoroisuudesta. Yleensä erovuoroisuudella tarkoitetaan sitä, että esimerkiksi vuosittain vain tietty säännöissä määrätty osa hallituksen jäsenistä on erovuorossa. Tämä mahdollistaa hallituksen toiminnan jatkuvuuden, kun vain osa hallituksen jäsenistä vaihtuu kerrallaan.

Esimerkki hyväksytystä sääntömääräyksestä: Hallitukseen kuuluu kahdeksi vuodeksi valitut 6 jäsentä. Hallituksen jäsenistä on vuosittain erovuorossa puolet. Ensimmäisellä kerralla eroaa arvan perusteella puolet hallituksen jäsenistä. Tämän jälkeen erovuoroisuus määräytyy vuoron mukaan.

Sääntöjä muotoillessa on otettava huomioon, että erovuoroisuudesta syntyy looginen jatkuvuus ja ettei hallituksen toimikausi jää epäselväksi. Esimerkiksi: Jos hallituksen toimikausi on kolme vuotta, puolet hallituksen jäsenistä eivät voi olla erovuorossa vuosittain.

Yhdistyksen kokoustavat

Yhdistyksen kokous voidaan järjestää läsnäolokokouksena, hybridikokouksena tai kokonaan etäkokouksena. Kokous voidaan järjestää perinteisenä läsnäolokokouksena tai hybridikokouksena ilman erillistä sääntömääräystä.

Sen sijaan kokouksen järjestäminen etäkokouksena ilman fyysistä kokouspaikkaa edellyttää, että kokous voidaan sääntöjen mukaan järjestää näin. Etäkokous voidaan järjestää ajantasaisen etäyhteyden avulla.

Edellytyksenä on lisäksi, että jäsenet voivat käyttää muun muassa suullista puheoikeutta ja muita oikeuksia kokouksen aikana. Yhdistyksen kokouksia ei siis voida järjestää yksinomaan esimerkiksi sähköpostikokouksina.

Yhdistyksen sääntöjen voimaantulo

Yhdistyksen säännöt tulevat voimaan aina vasta, kun ne on rekisteröity yhdistysrekisteriin. Näin ollen säännöissä ei voida määrätä, että yhdistyksen säännöt tulevat voimaan yhdistyksen kokouksen ne hyväksyttyä tai hallituksen ne vahvistettua.

Nimenkirjoitustapa

Oikeutta yhdistyksen nimen kirjoittamiseen voidaan säännöissä rajoittaa niin, että kahdella tai useammalla henkilöllä on vain yhdessä oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi. Muuta rajoitusta ei saa merkitä yhdistysrekisteriin (yhdistyslaki 36 §).

Siksi nimenkirjoitustapaan ei hyväksytä esimerkiksi seuraavaa määräystä: Rahastonhoitaja kirjoittaa yhdistyksen nimen yksin juoksevissa asioissa.

Vuosikokous ja kevät- ja syyskokoukset

Jos yhdistys siirtyy yhdestä kokouksesta kahteen varsinaiseen kokoukseen tai toisinpäin, tarkista säännöt aina kokonaisuudessaan. Ristiriitaisia määräyksiä esimerkiksi hallituksen valinnasta ei voida hyväksyä.

Esimerkki: Yhdistys siirtyy kevät- ja syyskokouksesta yhteen vuosikokoukseen. Vuosikokouksen asialistalta ilmenee, että hallitus valitaan vuosikokouksessa. Sääntöjen hallitusta käsittelevässä kappaleessa määrätään kuitenkin edelleen, että hallitus valitaan syyskokouksessa.