Tuntemistietojen säilyttäminen

Tilintarkastajan täytyy pitää kaikki asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat asiakirjat ja tiedot ajantasaisina ja olennaisina. Tuntemistietojen säilyttämisestä säädetään rahanpesulain 3 luvun 3 §:ssä.

Tiedot täytyy säilyttää luotettavalla tavalla vähintään viiden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Viisi vuotta on vähimmäisaika, pidemmällekin säilytysajalle voi joissain tapauksissa olla hyväksyttävä peruste.

Tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi asiakasrekisterissä tai muussa tilintarkastajan vastaavassa järjestelmässä, jossa säilytyksen voidaan katsoa olevan riittävän tietoturvallista.

Tilintarkastajan täytyy säilyttää seuraavat asiakkaan tuntemistiedot:

• Asiakkaan ja tämän edustajan tiedot:
• asiakkaan nimi, syntymäaika, henkilötunnus ja osoite
• edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus.

• Yrityksen tai yhteisön tiedot:

täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen tarvittaessa yhtiöjärjestys hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet

• toimiala.
  

• Tosiasiallisten edunsaajien tiedot:

• nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  
• tarvittaessa tarkempi kuvaus omistus- ja määräysvaltarakenteesta.
  

• Henkilöllisyyden todentamisessa käytetyt tiedot:

• Asiakirjan nimi, myöntäjä ja numero tai muu tunnistetieto. Myös kopio asiakirjasta käy.
• Jos asiakas on etätunnistettu, tiedot käytetystä menettelystä tai lähteistä.
  

• Asiakkaan toimintaa koskevat tiedot:

• tiedot asiakkaan toiminnasta
• tiedot liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta
• tiedot asiakkaan taloudellisesta asemasta
• perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle
• tiedot varojen alkuperästä
• muut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot.
  

• Pankki- tai maksutilin tiedot:

• tilinumero
• tilin omistajan tai käyttöoikeuden haltijan nimi
• tilin avaamis- ja sulkemispäivä
• muut tiliin liittyvät ja tarkoituksenmukaiset tunnistetiedot.
  

Tilintarkastajan täytyy säilyttää myös muut välttämättömät tiedot, jotka hän on hankkinut täyttääkseen selonottovelvollisuuden ja poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden.

Myös sähköisen tunnistamisen menetelmillä saadut tiedot täytyy säilyttää.

Jos asiakkaalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tilintarkastajan täytyy säilyttää myös tieto kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot.

Tietojen käyttötarkoitukset

Tilintarkastajan täytyy ilmoittaa asiakkailleen, että asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, paljastaminen ja selvittäminen
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen tutkintaan saattaminen
• rikoksen tutkintaan saattaminen
• sen rikoksen tutkintaan saattaminen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus.
  

Huomaa: tietoja ei saa käyttää muihin tarkoituksiin.

Tuntemisvelvollisuuden ulkoistaminen

Tilintarkastaja voi ulkoistaa asiakkaan tuntemisen toiselle ilmoitusvelvolliselle tai vastaavalle toimijalle, jolla on toimilupa tai joka on rekisteröity Euroopan talousalueella.

Ulkoistaminen edellyttää, että toimeksiannon saanutta koskevat rahanpesulakia vastaavat velvollisuudet asiakkaan tuntemisesta ja tietojen säilyttämisestä ja että näiden velvollisuuksien noudattamista valvotaan.