PRH:n asiakaspalvelun tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten PRH käsittelee henkilötietoa asiakaspalvelun järjestämiseksi, asiakaspalautteiden käsittelemiseksi ja asioiden hallinnollisen kirjaamisen toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään osana PRH:n viranomaistoiminnan hoitamista.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puhelin (vaihde): 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustajat

Asiakaspalaute:
Anna Lauttamus-Kauppila
Sähköpostiosoite: anna.lauttamus-kauppila[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5800

Asiakaspalvelupisteen tallentava kameravalvonta:
Jukka Meriläinen
Sähköpostiosoite: jukka.merilainen[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5615

Asiakastili-palvelu, lasku- ja kassatiedot:
Pekka Heikkinen
Sähköpostiosoite: pekka.heikkinen[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5984

Asian- ja asiakirjahallintajärjestelmä:
Sini Heikkinen
Sähköpostiosoite: sini.heikkinen[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5975

Edunsaajatiedot:
Ville Tornberg
Sähköpostiosoite: ville.tornberg[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5409

Maksupalvelu:
Lasse Koivisto
Sähköpostiosoite: lasse.koivisto[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5227

Puhelut, chat- ja chatbot-keskustelut, Virre-tietopalvelu, yhdistysrekisterin tietopalvelu, edunsaajia koskeva tietopalvelu:
Kirsi Lahtinen
Sähköpostiosoite: kirsi.lahtinen[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5000

Tietosuojavastaava

Puhelin: 050 473 3129
Sähköposti: tietosuojavastaava[at]prh.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

PRH:n asiakaspalvelussa henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakasyhteydenottojen käsittely
• tietopalveluiden tarjoaminen
• palvelujen kehittäminen
• laadun varmistaminen
• asiakas- ja sopimussuhteen hoitaminen
• maksujen käsittely
• ajanvarauspalvelun toteuttaminen
• sisäiset markkinointitutkimukset ja –analyysit
• tilastointi
• yleishallinnollisten asioiden kirjaaminen ja käsittely.

Yhteydenottoja voi tehdä useissa asiakaspalvelukanavissa (puhelin, sähköposti, chat, tietopalvelut). PRH tallentaa palvelunumeroihin soitetut puhelut laadun varmistamiseksi ja henkilöstön koulutustarkoituksiin.

Henkilötietoja käsitellään myös osana PRH:n asiakaspalvelutoimitilojen kameravalvontaa, jonka tarkoituksena on varmistaa ja lisätä henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuutta.

Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti.

Yleistä etua koskeva tehtävä ilmenee erityisesti Patentti- ja rekisterihallituksesta annetun lain (578/2013) 2 §:stä.

Lisäksi PRH käsittelee henkilötietoja noudattaakseen viranomaistoimintaan yleisesti sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten seuraavia:

• hallintolaki (434/2003) 8 §
• laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019) 5 §.

PRH kerää tietoja asiakkaista, joille se luovuttaa tietoja yritysten tosiasiallisista edunsaajista, henkilötunnuksesta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta. Näitä tietoja koskevat asiakkaiden pyynnöt talletetaan PRH:n sähköiseen asianhallintajärjestelmään. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c alakohdan eli rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakaspalvelun yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat henkilötietojen käyttötarkoituksen ja henkilötietojen säilyttämisestä mahdollisesti annetun lainsäädännön mukaan.

Asiakaspalautteiden käsittelyyn liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen kannalta, mutta kuitenkin enintään kaksi vuotta.

Asiakaspalvelun puhelutallenteita säilytetään 6 kuukautta, chat-keskusteluita 2 vuotta, kontaktihistoriatietoja 12 kuukautta ja ajanvaraustietoja 3 kuukautta.

Edunsaajien tietopalvelun asiakasrekisterin tietoja säilytetään 5 vuotta.

Virre-tietopalvelun ja yhdistysrekisterin tietopalvelun henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen päättymisen jälkeen kirjanpitosäädösten ja muutoin sopimussuhteen täytäntöön panemiseen liittyen enintään 6 vuotta.

Asian- ja asiakirjajärjestelmään kirjattavia henkilötietoja säilytetään arkistolain (831/1994) ja viraston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Asiakaspalvelupisteen tallentavan kameravalvonnan tietoja säilytetään noin 6 kuukautta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietosisältö voi vaihdella henkilötietojen käyttötarkoituksen mukaan.

PRH:n asiakaspalvelussa käsiteltäviä henkilötietotyyppejä ovat:

• identiteettitiedot (nimi, syntymäaika, kieli)
• henkilötunnus
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• taloudellista asemaa koskevat tiedot
• lokitiedot
• kuvatallenteet
• puhelutallenteet.

PRH ei lähtökohtaisesti käsittele EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme henkilötiedot pääsääntöisesti asiakkailta erilaisten yhteydenottojen ja yhteydenottokanavien kautta. Henkilötietoja kertyy myös, kun asiakas käyttää PRH:n sähköisiä palveluja. Lisäksi henkilötietoja saadaan PRH:n toiminnan yhteydessä kerätyistä tiedoista.

Asiakkaan tunnistamisen tiedot saadaan Digi- ja väestötietovirastolta Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Voimme luovuttaa henkilötietojasi vain voimassa olevan lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Jos et voi tarkastaa tietojasi sähköisessä asioinnissa, voit toimittaa henkilötietojesi tarkastuspyynnön PRH:een

• sähköpostilla
• postilla (Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH)
• puhelimitse (029 509 5000)
• asioimalla henkilökohtaisesti palvelupisteessämme Helsingissä.

Jos teet pyynnön sähköpostitse, suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia. Valitse viestin vastaanottajaksi ”Omien tietojen tarkastaminen”. Lue ohjeet ja siirry lähettämään suojattua sähköpostia.

Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Ilmoita korjauspyynnössä

• oikaistava tieto sanatarkasti
• ehdottamasi muutos sanatarkasti
• perustelut ehdottamillesi muutoksille
• nimesi
• yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero).

Voit esittää omien tietojen oikaisupyynnön PRH:een

• sähköpostilla
• postilla (Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH).

Jos teet pyynnön sähköpostitse, suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia. Valitse viestin vastaanottajaksi ”PRH Kirjaamo”. Lue ohjeet ja siirry lähettämään suojattua sähköpostia.

Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Henkilötietojen käsittely perustuu PRH:n yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Lisätietoa ilmoituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.Avautuu uuteen välilehteen