Digitalisaatio parantaa kaupparekisteritietojen ajantasaisuutta ja luotettavuutta

Pitkään valmisteltu kaupparekisterilaki on edennyt loppusuoralle. Hallituksen esitys laajasti yritysten toimintaa koskevaksi yleislaiksi annetaan eduskunnalle lokakuun puolivälin vaiheilla.

Uudistuksen keskeisiä tavoitteita ovat sähköiseen asiointiin siirtyminen sekä kaupparekisterin ajantasaisuuden ja luotettavuuden parantaminen.

– Hallituskauden viimeiset esitykset annetaan nyt syksyllä, jotta eduskunta ehtii käsitellä lait ennen ensi kevään eduskuntavaaleja. Tavoitteena on, että pääosa kaupparekisterilaista tulisi sovellettavaksi vuoden 2023 alkupuolella. Osittain laki tulisi voimaan 2025 ja 2026 alkaen, kertoo tilanteesta hallitusneuvos Liisa Huhtala työ- ja elinkeinoministeriöstä.

Hallituksen esitys sisältää lisäksi ehdotuksen elinkeinotoimintalaiksi, muutosehdotuksia yritys- ja yhteisötietolakiin sekä teknisiä muutoksia muihin lakeihin. Uusilla laeilla kumotaan voimassa oleva kaupparekisterilaki sekä laki elinkeinon harjoittamisen oikeudesta.

Sähköiset palvelut sujuvoittavat arkea

Valmistelun lähtökohtana on ollut saada aikaan selkeä sekä lainsäädäntöteknisesti ajantasainen laki tämän päivän tarpeisiin. Keskeisimmät muutokset ovat, että jatkossa suurin osa kaupparekisteritiedoista tulisi toimittaa sähköisesti ja että ilmoitusten laiminlyönneistä voidaan määrätä hallinnollisia seuraamusmaksuja.

Maailma on muuttunut erityisesti digitaalisten palveluiden myötä. Vahva sähköisiin julkisiin palveluihin siirtymisen trendi näkyy Huhtalan mukaan niin kansallisella kuin EU-tasolla.

– Palveluita suunniteltaessa on asioita tarkasteltava sekä kaupparekisteriin tietoja vievien yritysten että rekisteritietoja hyödyntävien tahojen kannalta. Lisäksi on huomioitava, että palvelut ja rekisteritieto tulee olla käytettävissä myös muista EU:n jäsenvaltioista käsin. Lainsäädännöllä pyritään varmistamaan se, että sähköinen asiointi on jatkossa yrityksille pääasiallinen tapa asioida kaupparekisterissä.

Tietty varaventtiili paperilla toimimiseen jätetään kuitenkin niille, jotka eivät voi toimia sähköisesti. Pääsääntöisesti kyse on yritysten ulkomaalaisten vastuuhenkilöiden tunnistautumiseen liittyvistä haasteista.

Lakimuutos edistää myös yritysturvallisuutta

Huhtala toteaa, että lakimuutoksella pyritään lisäksi edistämään yritysturvallisuutta, jotta julkisuudessakin esiintyneet yrityskaappaustilanteet pystyttäisiin välttämään. Tämä tulee kuitenkin tehdä niin, ettei ilmoitusten käsittely viivästyisi eikä yrityksille aiheutuisi liikaa hallinnollista taakkaa. Hän muistuttaa myös PRH:n ilmaisesta palvelusta, jossa yrityksen tietoihin tehdyn muutosilmoituksen saapumisesta saa tiedon haluamaansa sähköpostiosoitteeseen.

– Automaation mahdollistaminen rekisteri-ilmoitusten käsittelyssä liittyy oikeusministeriössä parhaillaan valmistelussa olevaan hallintolain muutosesitykseen, jolla lakiin esitetään lisättäväksi hallintoasian automaattisen ratkaisemisen mahdollistava sääntely. Sen tultua voimaan arvioidaan, onko asia tarpeen huomioida erikseen kaupparekisterilaissa.

Parhaillaan on käynnissä myös muita digitalisaation edistämiseen liittyviä hankkeita. Yksi keskeinen on Yrityksen digitalous -hanke, jonka tavoitteena on luoda ekosysteemi, jossa yrityksen taloustiedot, e-laskut ja e-kuitit liikkuvat automaattisesti, reaaliaikaisesti ja turvallisesti. Yritysten taloushallinto voidaan sähköistää ja muun muassa viranomaisraportointi automatisoida.

Patistelulla tavoitellaan yhteistä etua

Kaupparekisteritietojen ajantasaisuuden ja luotettavuuden parantamiseksi osakeyhtiöt ja osuuskunnat velvoitetaan tarkistamaan rekisteriin merkityt tiedot vuosittain. Ilmoitusten laiminlyönneistä ja myöhässä rekisteröitävistä tilinpäätöksistä PRH voisi määrätä seuraamusmaksun. EU:n rahanpesudirektiivin edellyttämästä tosiasiallisten edunsaajien ilmoittamatta jättämisestä yritys voitaisiin poistaa kaupparekisteristä.

Uudessa elinkeinotoimintalaissa yksi isoimpia muutoksia koskee yksityisiä elinkeinonharjoittajia. Heidän velvollisuudestaan rekisteröityä kaupparekisteriin luovutaan, mutta edelleen yksityinen elinkeinonharjoittaja voi halutessaan rekisteröityä. Jos näin toimii, pitää myös hoitaa kaikki kaupparekisterilaissa säädetyt velvollisuudet.

Huhtala muistuttaa, että edelleen muussa lainsäädännössä voidaan velvoittaa myös yksityinen elinkeinonharjoittaja rekisteröitymään kaupparekisteriin, eikä muutoksella ole vaikutusta velvollisuuteen rekisteröityä esimerkiksi Verohallinnon rekistereihin.

Sähköisen kaupparekisteriotteen saa nyt maksutta

Huhtala toteaa, että EU:n yhtiöoikeudellinen sääntely vaikuttaa osaltaan Suomen lainsäädäntöön, ja EU-digitalisointidirektiivin täytäntöönpano toteutettiin ennen kaupparekisterilain kokonaisuudistusta.

– Siinä yhteydessä kaupparekisteritietojen maksutonta saatavuutta parannettiin. Kansallisesti päädyttiin siihen, että osakeyhtiöiden lisäksi myös muiden yhtiömuotojen rekisteriotteet ovat saatavilla maksutta.

Elokuun alusta alkaen rekisteriotteet on voinut ladata maksutta omalle koneelleen PRH:n Virre-tietopalvelusta. Tilattavat otteet ovat edelleen maksullisia.

Teksti: Marjo Rautvuori

Kuvat: Shutterstock ja TEM (Liisa Huhtala)