Henkilötiedot kaupparekisterissä
Kaupparekisteri on yleiseen käyttöön tarkoitettu rekisteri. Jokaisella on oikeus saada tietoja kaupparekisteriin merkityistä asioista ja ilmoituksista liitteineen.
Kaupparekisterissä on lähes 1,6 miljoonan henkilön henkilötiedot.
Vuoteen 2014 asti kaikki kaupparekisteriin ilmoitetut tiedot olivat
julkisia.
Yrityksen kaupparekisterissä voimassa olevat tiedot näytetään otteessa. Lue lisää kaupparekisteriotteesta.
Mitä tietoja ilmoitetaan henkilöstä?
Kaupparekisteriin ilmoitetaan henkilöstä seuraavat tiedot:
- täydellinen nimi
- henkilötunnus
- kansalaisuus ja
- kotikunta.
Jos suomalaista henkilötunnusta ei ole, ilmoitetaan syntymäaika. Ulkomailla asuvista henkilöistä ilmoitetaan kotikunnan sijasta kotiosoite.
Lisäksi kaupparekisteriin ilmoitetaan henkilötietona esimerkiksi vastuutehtävä (rooli) yrityksessä, kuten hallituksen jäsen ja toimitusjohtaja.
Kaupparekisterin ohjeen mukaan henkilötunnuksia ja arkaluonteisia henkilötietoja ei pidä ilmoittaa muuten kuin erikseen pyydettäessä ja pyydettyyn kohtaan.
Paperilomakkeilla tehtävissä ilmoituksissa henkilötunnukset täytyy ilmoittaa erillisellä henkilötietolomakkeella, joka on tarkoitettu ainoastaan viranomaiskäyttöön. Henkilötietolomakkeella ilmoitetut tiedot ovat aina salaisia.
Mitä tietoja ei saa ilmoittaa?
Älä ilmoita kaupparekisteriin esimerkiksi seuraavia tietoja:
- henkilötunnukset, myös ulkomaiset henkilötunnukset (ilmoitus ei-julkisella henkilötietolomakkeella)
- kotimaisia tai ulkomaisia kotiosoitteita (ilmoitus ei-julkisella henkilötietolomakkeella)
- terveystietoja (mukaan lukien maininta sairauslomasta, vaikka sairausloman syytä ei ole avattu)
- muita arkaluonteisia tietoja
- tieto henkilön edunvalvonnan alaisuudesta
- tieto henkilön turvakiellosta tai turvakiellon alaisista tiedoista
- passinumero (paitsi passikopiot, jos niitä tarvitaan ilmoituksen rekisteröintiä varten. Kaupparekisteriin toimitetut passikopiot eivät ole julkisia.)
- ei-julkisiksi tarkoitettuja yhteystietoja
- liikesalaisuuksia tai muita tietoja, joita yritys ei halua julkisiksi.
Tarkat menettelyt ilmoitusten käsittelyssä
PRH:lla on tarkat menettelyt ilmoitusten käsittelyssä tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä tarkat sopimukset kaupparekisteritietoa hyödyntävien toimijoiden kanssa.
Henkilötietojen käsittelystä ja luovuttamisesta kerrotaan kaupparekisterin tietosuojaselosteessa.
PRH luovuttaa tiedot henkilötunnuksen tunnusosasta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta kaupparekisteristä vain tilanteissa, joissa julkisuuslain 16 §:n 3 momentissa säädetyt edellytykset täyttyvät. Muissa tapauksissa ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteen sijasta luovutetaan tieto henkilön asuinmaasta.