Sähköinen allekirjoitus kaupparekisteri-ilmoituksissa

Yleisimpien yritysmuotojen tavallisimmat kaupparekisteri-ilmoitukset ilmoitat sähköisesti YTJ-palvelussa. Osa ilmoituksista täytyy toistaiseksi tehdä paperilomakkeella.

Sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat kaupparekisteri-ilmoituksen liitteenä

Kaupparekisteri hyväksyy eräissä tapauksissa sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat kaupparekisteri-ilmoituksen liitteenä, esimerkiksi:

• yhtiökokouksen ja hallituksen kokouksen pöytäkirjat
• osakeyhtiöiden perustamissopimukset paperi-ilmoittamisessa
• valtakirjat, joissa valtuutus lomakkeen allekirjoittamiseen paperi-ilmoittamisessa
• kaupparekisterin liitelomakkeella annettavat vakuutukset ja todistukset
• kun tilinpäätös ja toimintakertomus ilmoitetaan suoraan kaupparekisteriin, PRH tarkistaa allekirjoituksen, sähköinen allekirjoitus hyväksytään.
  

Tulosteesta tulee selvästi ilmetä, että asiakirja on allekirjoitettu ja käytetyn järjestelmän nimi. Kaupparekisterineuvonnan yhteydessä emme voi ennakoida yksittäisen allekirjoitusmenetelmän rekisteröintikelpoisuutta. Asia ratkaistaan vasta ilmoituksen tultua vireille.

Jotkut liiteasiakirjat täytyy toimittaa kaupparekisteriin alkuperäisenä. Näitä ovat esimerkiksi osakeyhtiön perustamissopimus, kombinaatiosulautumisen sulautumissuunnitelma, jakautumissuunnitelma ja yhtiömuodon muutossopimus sekä avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön yhtiösopimus. Jos alkuperäisenä toimitettava asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti, kelpaa siitä myös skannattu kuva (pdf) alkuperäisen sijasta. Kuvasta tulee selvästi ilmetä, että asiakirja on allekirjoitettu ja käytetyn järjestelmän nimi.

Paperiset ilmoituslomakkeet kaupparekisteriin

Y-lomakkeita ei voi allekirjoittaa sähköisesti. Lähetä allekirjoitetut paperiset Y-lomakkeet liitteineen osoitteeseen Patentti- ja rekisterihallitus(PRH) - Verohallinto, Yritystietojärjestelmä, PL 2000, 00231 HELSINKI